Круг почёта: заказ-заявка-заказ

Все к этому приходят, рано или поздно, но лучше раньше. Чем позже...

Предлагаю вернуться к теме управления товарооборотом. Одна из важнейших его частей – система учёта заявок и заказов. Вот это сегодня я в общих чертах и рассмотрю в этой статье.

Как правило, тут же Заказчик, в беседе с нами, «прозревает» и говорит, что ему надо срочно делать учёт таких заказов. И что интересно, настаивает на учёте именно непланового (попутного, случайного и т.п.) товара. И, довольный, на этом желает закончить переговоры J. В этот момент важно успеть перехватить инициативу. Чем я сейчас, с Вашего позволения, и займусь.

Зайдём издалека: зачем нужен учёт заказов? Отвечу по-одесски, «вопросом на вопрос»: Вы хотите знать, чем интересовались покупатели (кроме Вашего обычного товара), что они спрашивали? Вы хотите расширить ассортимент (разнообразие) Вашего товара (подвозя кое-что дополнительно)? Вы хотите знать, как оперативно работает тот или те, кто занимается закупками? Вы хотите знать и иметь возможность проконтролировать что, как и где, на каких условиях и по какой цене было заказано? Вы хотите точно знать, когда ожидается поступление, какой товар в пути? Вы хотите иметь возможность вовремя вернуть излишний товар, от которого отказался клиент? Вы хотите проанализировать лояльность поставщиков и просчитать лучшие варианты? Вы хотите определиться с фондом закупок? Если Вас это заинтересовало, то я продолжу.

Мне не хочется спорить, поэтому я обрисую ситуацию, как вижу, а Вы – сделаете свои выводы. Могу только сказать, что вариантов множество. Сколько клиентов – столько и пожеланий.

Я «пляшу» от заказа от клиента. Мне сразу возражают, что важнее – заказ поставщику или расходная накладная, а в случае планового заказа – его вообще нет. Замечательная точка зрения. Но, не сейчас J. Объясняю: для начала надо объяснить (себе или системе учёта), зачем мы стали делать этот заказ поставщику. Думаю, всем ясно, что товар от поставщика появляется только после того, как мы его заказали.

Бывает «чистый» заказ от клиента, когда приходит человек (или организация) и что-то просит. Всем всё ясно. А если мы не работаем под заказы от клиентов? Тогда источником заказа являемся мы с Вами (или наша учётная система), т.е. такой заказ формируется в голове или в системе. Т.е., мы каким-то образом, временно, сами становимся клиентами (или становимся на их место). И тут – вопросов не возникает.

Хорошо, возникает другой вопрос: стоит ли фиксировать заказы (или они пускай останутся «в голове»), а если да – то все ли, и как это лучше делать? Я сторонник минимизации документооборота. Поэтому, считаю, что действительно принятые заказы от клиентов надо фиксировать. Фиксировать ли в системе то, о чём просто интересовались – Ваше личное дело. И дело это, может быть полезным J. Плановые (системные) заказы можно не фиксировать, т.к. система «знает», почему они появились. Более того – они могут быть (а так чаще всего и бывает) продублированы другими документами.

Ещё интересный, часто пропускаемый вопрос, как стоит формировать настоящие заказы от покупателей. Моё мнение – жёстко привязывать к будущему расходному документу. Объяснять не надо, что когда придёт этот товар – мы всегда будем знать, для кого или для чего он предназначался. А вот и второй приятный момент: если будет отказ от клиента – мы можем успеть снять его с закупки или проконтролировать его возврат (а зачем он нам теперь нужен?).

После появления заказов должны появиться заявки. «Ха-ха-ха», - скажете Вы. А вот здесь – ничего смешного. И я сейчас объясню, почему это так J. При принятии заказа от клиента (контрагента), мы должны учитывать факт наличия товара, резервирование (откладывание), если его нет – узнать, когда будет. И если его нет, и он не заказывался – заказать. Понятно, что продавец в ларьке всё это проделывает в своей голове… А если у Вас организация побольше?

Идём по-порядку. Итак, Вы применяете резервирование? Это что за умное слово? J А это, когда Вы откладываете товар для покупателей (бронь). Если да, то у Вас есть резервирование. Понятно, что это тот случай, когда товар есть, но брать его нельзя. «Видит глаз, да зуб неймёт». Иногда, «бронь» с этого товара можно снять, и это надо учитывать. Так же, надо учитывать наличие товара в других подразделениях (в соседних магазинах). Что мы имеем: если с учётом наличия товара в соседних отделах, резервирования, товара не хватает – мы говорим об этом покупателю. После этого, смотрим в список «ожидаемого» товара. Если он там есть – предлагаем подождать. Если нет, уточняем позицию покупателя: если он серьёзен – делаем заявку на закупку.

Так вот откуда она берётся! J

Итого, что мы имеем – весьма утомительный процесс. А если у нас есть система учёта? Тогда всё просто: продавец или выдаёт товар или, когда его нет – формирует документ, в котором вписывает заказ. Программа делает просчёт (по описанной выше схеме), и делает заявку. Т.е., тому, кто делает у Вас заказы поставщикам, сообщает, что некоторый товар в некотором количестве надо срочно заказать. Срок исполнения – такой-то.

Вопрос, надо ли формировать заявки на закупку товара документально – считаю вторичным. Особой надобности не вижу: они могут быть как настоящими (сделанными человеком), так и виртуальными (сгенерированными системой).

Вижу, что утомил J. Подождите ещё немного, я сейчас закончу.

Дальше, я настоятельно рекомендую делать заказы поставщикам строго на основании заявок (от системы или от людей). Как Вы собираетесь контролировать правильность заказов поставщиков – Ваше дело. Здесь у каждого – свой подход.

Бой барабанов!!! И очень сильно рекомендую делать приход товара от поставщиков только на основании заказов к ним. Только это позволит Вам прямо в системе контролировать поставщиков, знать, какой товар пришёл, а какой в пути. Чуть позже, набрав статистику, Вы сможете рассчитать лояльность поставщиков, и «с цифрами в руках» начать (если надо) переговоры с ними.

Вот и весь круг: заказ-заявка-заказ.

14.12.2011 г. Карандаш.